Hvem træffer beslutningen om en varmepumpe i en virksomhed – og hvordan når du dem?

Hvem beslutter i en lille, mellemstor og stor virksomhed?

Beslutningen ligger hos den, der bærer risikoen og betaler regningen, og det er forskelligt fra type til type. Tabellen viser et mønster, ikke en regel: spørg altid på første møde, hvem der skal sige ja, og hvem der kan sige nej. Hele billedet af salg af varmepumper til erhverv finder du i hovedguiden om erhvervsvarmepumper.

Hvorfor skal du kende virksomhedens størrelse tidligt?

Fordi størrelsen er med til at afgøre støtteloftet i Erhvervspuljen. Pr. november 2026 ligger loftet mellem 25 og 60 % af de støtteberettigede omkostninger, afhængigt af projekttype og virksomhedens størrelse. For en varmepumpe, der henter varme fra luft, vand eller jord og har en SCOP på mindst 2,3, er det 45 % for store, 55 % for mellemstore og 60 % for små virksomheder, mens andre varmepumper kan have lavere lofter. Det står i Energistyrelsens vejledning til ansøgninger fra 2. marts 2026, og størrelsen vurderes på tilsagnstidspunktet efter EU's definition af små og mellemstore virksomheder.

Medarbejdertallet skal altid overholdes, og derudover skal enten omsætningen eller balancen ligge inden for grænsen:

Kilde: Europa-Kommissionen, SMV-definitionen, læst november 2026.

Vejledningen skelner kun mellem små, mellemstore og store. Hører virksomheden til en koncern, skal tal fra partnere og tilknyttede virksomheder helt eller delvist med, så en lokal ejerleder med datterselskaber kan blive regnet som mellemstor eller stor. Tallene kommer fra de seneste afsluttede regnskaber, og ændrer størrelsen sig inden tilsagn, skal kunden give Energistyrelsen besked.

Loftet er en grænse, ikke en forventet sats. Pr. november 2026 regnes tilskuddet ud fra sparet energi eller CO2: 20 øre pr. sparet kWh pr. år eller 1.000 kr. pr. sparet ton CO2 pr. år over projektets levetid. Ved konvertering fra fossile brændsler til el, fjernvarme, brint eller biomasse ganges besparelsen med 1,25. Tilskuddet kan højst udgøre loftets andel af de støtteberettigede omkostninger. Satser og lofter gennemgår vi i guiden til Erhvervspuljen i salget.

Hvordan når du ejerledere, landbrug og institutioner?

Start hos den, der betaler for brændslet i dag, og find derfra ud af, hvem der ellers skal med. Spørgsmålet er det samme overalt: hvem skriver under, og hvad skal de se, før de gør det?

Ejerledere. De beslutter selv, men har sjældent tid til at sætte sig ind i en tilskudsordning. Bed om de seneste energifakturaer og det seneste årsregnskab: fakturaerne er som udgangspunkt grundlaget for energiforbruget, og regnskabet afgør størrelsen.

Landbrug og gartneri. Landbrug, gartneri og skovbrug er blandt de brancher, Erhvervspuljen dækker. Kan forbruget ikke dokumenteres med fakturaer, har Energistyrelsen standardløsninger til udskiftning af varmeforsyning, blandt andet i konventionelle svinestalde og slagtekyllingestalde. Her skal landmanden blandt andet dokumentere besætningen med en årsrapport, der højst er 12 måneder gammel, eller et udklip fra CHR.dk. Kan du levere listen over, hvad der skal bruges, er du en hjælp frem for en ekstra opgave.

Institutioner og offentlige kunder. Offentlige myndigheder og organer kan ikke søge Erhvervspuljen. Det gælder statslige, regionale og kommunale myndigheder, statsfinansierede selvejende institutioner, kommunalt og regionalt ejede selskaber samt institutioner, hvor offentlige tilskud udgør mindst 50 % af de ordinære driftsudgifter. Projekter i bygninger, der både ejes og bruges af den offentlige forvaltning, er også udelukket. Fonde og foreninger med regelmæssig økonomisk aktivitet kan derimod søge. Offentlige kunder køber efter egne regler, og dem har vi samlet i guiden til at byde hos kommuner og offentlige institutioner.

Ejendomsselskaber. Det er den virksomhed, der afholder investeringen, der søger. Ejer ansøgeren ejendommen helt eller delvist, kan lejernes energiforbrug til bygningsdrift tælle med. Beboelse dækker Erhvervspuljen ikke, og i en blandet bygning kan kun erhvervsdelen få tilskud, hvis fordelingen kan dokumenteres.

Hvad skal økonomichefen, den tekniske chef og bestyrelsen hver have?

Alle tre skal have de samme tal i hver sin indpakning. Lav ét regneark, men tre indgange.

• Økonomichefen skal have tydelige poster: investering, hvad der er søgt i tilskud og hvad der er sikret, og tilbagebetalingstid med antagelserne bag. Vær forsigtig med en meget kort tilbagebetalingstid: bliver den beregnet til under to år, nedsættes tilskuddet, så tilbagebetalingstiden bliver to år.
• Den tekniske chef skal se dimensionering, hvad der sker med den eksisterende kedel, nedetid under skiftet, drift og service. Krav til store varmepumper hører til her.
• Bestyrelsen eller direktionen skal have et kort beslutningsoplæg: hvad der foreslås, hvorfor nu, hvad alternativet er, og hvilke risici der er. Vejledningen kræver, at tilskuddet er en forudsætning for at gennemføre projektet, og det bør ikke stå i modstrid med virksomhedens eget oplæg.

Regnestykket bag finder du i business casen for en erhvervsvarmepumpe, og beregningen af besparelsen i guiden om at dokumentere energibesparelsen.

Vi modtager også henvendelser fra virksomheder og boligforeninger og søger installatører til dem. Vil du høre mere, kan du tilmelde dig herunder.

Hvordan holder du sagen i live gennem en lang beslutning?

Ved at vide, hvad den næste beslutning er, hvem der træffer den, og hvad der skal ligge klar. Gå frem i disse trin:

1. Skriv efter første møde ned, hvem der betaler, hvem der bruger anlægget, hvem der skal sige ja, og hvem der kan sige nej.
2. Bed om det seneste årsregnskab og oplysninger om ejerforhold, så du kender størrelsen og støtteloftet, før du regner.
3. Få de seneste energifakturaer for den kedel eller det anlæg, der skal skiftes.
4. Send hver rolle sit eget materiale, og aftal et næste skridt med dato i stedet for et "vi vender tilbage".
5. Lad kunden vente med købsaftalen. Aftale om indkøb må ikke være indgået, og arbejdet ikke påbegyndt, før Energistyrelsen har kvitteret for ansøgningen, også selv om aftalen er betinget af tilsagn. Planlægning, rådgivning, beregninger, tilladelser og gennemførlighedsundersøgelser tæller ikke som start.
6. Aftal på forhånd, hvad der sker ved afslag eller en lukket pulje. Pr. november 2026 lukker Erhvervspuljen ifølge SparEnergi for nye ansøgninger den 2. november 2026 kl. 10, og en ansøgning uden tilsagn kommer i kø og får afslag, hvis der ikke bliver frie midler. Efter kvitteringen må kunden gå i gang, men for egen regning og risiko.

Typiske fejl i B2B-salg

• Du sælger til den, du kan komme til, ikke til den, der beslutter. En driftsleder kan være begejstret uden at have budget.
• Du lover et støtteloft som tilskud. Loftet er en øvre grænse for andelen af de støtteberettigede omkostninger, ikke det beløb, kunden får.
• Du antager "lille" uden at spørge til koncern og ejerforhold. Det kan flytte virksomheden til en højere kategori og et lavere loft.
• Du lader kunden skrive under før kvittering. Så risikerer kunden at miste tilskuddet.
• Du glemmer kravene til det gamle anlæg. Det skal være funktionsdygtigt og have været i drift på virksomheden de seneste 12 måneder før ansøgningen, og det dokumenteres med energifakturaer. Vejledningen har ingen særlige dispensationsregler ved overtagelse af en virksomhed eller ejendom.
• Du samler flere projekter i én ansøgning. Man kan kun søge til ét projekt pr. ansøgning, så en varmepumpe og et ventilationsanlæg kræver hver sin.
• Du overser minimum. Der gives ikke tilsagn om mindre end 50.000 kr.
• Du foreslår Erhvervspuljen til en kommune. Offentlige myndigheder og organer er udelukket.