Hvordan skriver du et varmepumpetilbud, der vinder – uden at kunden binder sig før tilsagn?

Kunden kan kun vælge dit tilbud, hvis hun kan se, hvad det dækker, og lægge det ved siden af de andre. Søger hun Varmepumpepuljen, skal tilbuddet også være skrevet, så hun ikke binder sig for tidligt. Guiden hører til vejledningen om private varmepumpekunder og handler om selve tilbuddet. Tilskuddet i salgssamtalen behandler guiden om Varmepumpepuljen i salget.

Hvad skal et varmepumpetilbud indeholde for at kunne sammenlignes?

Mindst de ti punkter, som SparEnergi anbefaler boligejere at kræve i et skriftligt tilbud, og et klart afgrænset omfang. SparEnergi råder også boligejeren til at lade installatørerne gennemgå huset, før de afgiver tilbud. Tabellen viser punkterne og et forslag til, hvordan du skriver dem.

Kilde: SparEnergi, opdateret 16. december 2025; forbrug.dk; Forbrugeraftaleloven, lovbekendtgørelse nr. 1184 af 28. september 2025.

forbrug.dk beskriver et tilbud som bindende for håndværkeren og et overslag som en anslået pris, og siger, at tilbuddet kun dækker det, der udtrykkeligt står i det. Skriv derfor, om dokumentet er et tilbud eller et overslag, og skriv en udløbsdato på det, for et tilbud gælder ikke til evig tid. Til private skal prisen ifølge forbrug.dk altid oplyses inklusive moms.

Hvordan formulerer du tilbuddet, så kunden ikke binder sig før tilsagn?

Skriv, at tilbuddet først kan accepteres, når kunden har tilsagn, og lad ingen bestilling, betaling eller startdato ligge i dokumentet før da.

Energistyrelsen skrev 2. juli 2026, at kunden gerne må indhente tilbud, før hun søger, men ikke må indgå en bindende aftale, bestille materialer, betale eller sætte arbejdet i gang, før hun har tilsagn. Pr. november 2026 er puljen åben til 30. november 2026 eller til midlerne er brugt.

Energistyrelsens ansøgningsvejledning (version 10, 30. juni 2026) nævner som eksempel på en bindende aftale, at kunden har accepteret et tilbud, hvor der er aftalt pris eller dato for opstart. SparEnergi bruger et bindende tilbud som eksempel på, at kunden allerede er i gang. Vi har ikke fundet en tekst fra Energistyrelsen, der tillader en betinget accept som «ja, hvis jeg får tilskud», så hold dig til én regel: ingen accept før tilsagn.

Sådan skriver du tilbuddet:

1. Skriv status øverst. For eksempel: «Dette tilbud er ikke accepteret og kan først accepteres, når du har modtaget tilsagn fra Varmepumpepuljen.»
2. Lad startdatoen stå åben. Skriv, at tidspunktet for udførelsen aftales efter accepten, ikke en dato.
3. Bestil og fakturér intet. Skriv, at du hverken bestiller materialer eller kræver betaling, før accepten efter tilsagn foreligger.
4. Sæt en udløbsdato, der levner tid til tilsagnet. Energistyrelsen skriver, at kunden som regel får svar inden for cirka 24 timer, når alle oplysninger er med.
5. Send en ordrebekræftelse efter tilsagn. Ifølge forbrug.dk gælder den, hvis kunden ikke straks siger til om forskelle. Lad den matche tilbuddet.

Hvad betyder fortrydelsesretten, når aftalen indgås hjemme hos kunden?

Kunden kan træde tilbage fra aftalen inden 14 dage uden at give en grund, når den er indgået et andet sted end din forretning, for eksempel i hendes stue. Det følger af forbrugeraftaleloven, § 18, stk. 1, og § 19, stk. 1. For en ren tjenesteydelse løber fristen fra den dag, aftalen indgås. Omfatter aftalen også en vare som pumpen, regnes den som en aftale om en vare (§ 3, nr. 2), og så løber fristen fra den dag, kunden får varen i besiddelse (§ 19, stk. 2).

Loven dækker også en aftale på mail umiddelbart efter, at du personligt kontaktede kunden uden for din forretning (§ 3, nr. 5). Behandl derfor en aftale, der indgås kort efter en besigtigelse, som omfattet, medmindre en jurist siger andet.

Du skal give kunden oplysninger om fortrydelsesretten og standardfortrydelsesformularen fra lovens bilag 3 på papir, eller på et andet varigt medium, hvis hun samtykker, samt en kopi af den underskrevne aftale (§ 8 og § 10). Får hun ikke oplysningerne på et varigt medium, kan fristen strække sig op til 12 måneder ud over de 14 dage (§ 19, stk. 3 og 4).

Vil kunden have arbejdet startet inden fristens udløb, skal du kræve en udtrykkelig anmodning på et varigt medium. Kunden skal anerkende, at fortrydelsesretten falder væk, når ydelsen er fuldt udført (§ 10, stk. 3). Fortryder hun efter start, kan hun skulle betale for den del, der er leveret, hvis du har oplyst om retten og beløbet (§ 25). Forbrugerombudsmanden skriver, at samtykket ikke er udtrykkeligt, hvis det kun står i de almindelige betingelser.

Dette er ikke juridisk rådgivning. Få din brancheorganisation eller en jurist til at gennemgå din aftaleskabelon, især hvornår fristen starter, når aftalen omfatter både pumpe og montage.

Hvad skal fakturaen indeholde, så kunden kan få udbetalt tilskud?

Fakturaen skal vise de seks oplysninger nedenfor. Mangler noget, skal kunden indsende separat dokumentation fra dig. Listen står i Energistyrelsens ansøgningsvejledning fra juni 2026:

• navn på bygningsejer og bygningens adresse
• dit navn og CVR-nummer
• start- og slutdato for installationen
• producent og model på varmepumpen
• pris for varmepumpen og andre materialer
• udspecificering af dine arbejdstimer

De samme seks punkter står i SparEnergis tjekliste til udbetaling fra januar 2026, som SparEnergis side om at komme i gang henviser til.

Kunden skal også vedlægge betalingsbilag, for eksempel en bankudskrift eller en faktura, du har stemplet betalt med betalingsdato. Alle projektets fakturaer skal med, så send helst én samlet slutfaktura.

Energistyrelsen skriver, at tilskuddet udbetales, når varmepumpen er installeret og arbejdet er betalt. Kunden skal altså have betalt dig, før hun får tilskuddet, og hun søger selv om udbetaling. SparEnergis tjekliste oplyser desuden en sagsbehandlingstid på op til fire måneder. Skriv begge dele i tilbuddet.

Hvordan følger du op på et tilbud?

Aftal næste kontakt, før tilbuddet sendes, og følg derefter kundens fremdrift i ansøgningen i stedet for at rykke for et svar.

1. Aftal næste kontakt i tilbuddet. Skriv dag og kanal, for eksempel «jeg ringer torsdag». Den generelle tilgang til hurtig opfølgning står i guiden om hurtig opfølgning på solcelleleads.
2. Spørg, om kunden har søgt tilsagn. Svar kommer som regel inden for cirka et døgn, så ring dagen efter.
3. Send ordrebekræftelsen, når tilsagnet er der. Vedlæg fortrydelsesoplysningerne.
4. Notér fristerne. Ifølge SparEnergis FAQ (6. august 2026) er fristen for de fleste 1 år fra tilsagnet. Tjek kundens tilsagn.
5. Få pris uden tilskud klar. Får kunden ikke tilsagn, eller er puljen tom, skal hun kunne beslutte på prisen alene.
6. Send fakturaen straks efter færdigmelding. Så kan kunden søge om udbetaling uden at rykke dig.

Hvordan skiller du dig ud, når kunden har flere tilbud?

Gør tilbuddet nemt at sammenligne og nemt at sige ja til, og forklar rækkefølgen omkring tilsagn, som kunden ellers skal finde ud af selv.

Kommer kunden fra en tjeneste, der deler sagen med flere installatører, har hun flere tilbud. Hos SmartSolar kan en tilmelding deles med højst fire installatører, og boligejeren kan på sin profilside se, hvilke firmaer sagen er delt med. Sagen er ikke eksklusiv. Læs mere i guiden om delte og eksklusive varmepumpeleads.

Det kan du gøre:

• Vis, hvad du har gennemgået. Beskriv, hvad du målte og regnede på ved besigtigelsen.
• Forklar modelvalget. SparEnergi skriver, at mange installatører har specialiseret sig i én producent. Sig, hvorfor du anbefaler netop denne model.
• Tegn forløbet op. Tilbud, ansøgning, tilsagn, accept, installation, betaling og udbetaling, i en rækkefølge der overholder Energistyrelsens regler.
• Tilbyd service som en del af tilbuddet. Så kan kunden se, hvad der sker efter installationen. Se guiden om service på varmepumper.

Typiske fejl i varmepumpetilbud

• Startdato, depositum eller bestilling før tilsagn. Har kunden bestilt, betalt eller indgået en bindende aftale før tilsagn, kan hun ikke få tilskud.
• Et «ja tak» på tilbuddet uden svar. Et accepteret tilbud med aftalt pris eller opstartsdato kan være en bindende aftale. Svar, at accepten først kan gives efter tilsagn.
• Samtykke til tidlig start gemt i de almindelige betingelser. Det tæller ikke som udtrykkeligt samtykke, og oplysningerne om fortrydelsesretten skal gives på papir eller et andet varigt medium.
• Pris uden moms til privatkunder eller uklart omfang. Prisen til private skal oplyses inklusive moms, og tilbuddet dækker kun det, der udtrykkeligt står i det.
• Ingen udløbsdato. Et tilbud gælder ikke til evig tid.
• Faktura uden CVR-nummer, datoer eller specificerede arbejdstimer. Så skal kunden skaffe separat dokumentation fra dig.
• Tilskuddet skrevet som rabat. Det er en mulighed, kunden kan søge, og det udbetales først efter installation og betaling.